DEW - Gestione del team digitale

Gestione del team digitale

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Lo Smartworking

Obiettivi & FinalitàFare clic per leggere

Alla fine di questo modulo sarai in grado di:

	Comunicare in modo chiaro ed efficace al tuo team digitale
	Riconoscere gli strumenti digitali più efficienti per la gestione del team
	Adotta una metodologia OKR all'interno della tua azienda e del tuo team
	Garantire l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei vostri dipendenti
	Compensare le debolezze collaborando con gli altri		Livello avanzato della competenza EntreComp SELF-AWARENESS & SELF-EFFICACY
	Ispirare gli altri e coinvolgerli in attività di creazione di valore		Livello avanzato della competenza EntreComp MOBILISING OTHERS

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DefinizioneFare clic per leggere

Lo smart working è stato definito come:

Un nuovo modo di lavorare basato su modalità di lavoro flessibili e un ampio uso delle tecnologie dell'informazione che supportano i dipendenti a lavorare potenzialmente in qualsiasi momento e spazio
Un modo di lavorare agile e dinamico che porta ad alte prestazioni, una maggiore produttività e una maggiore soddisfazione sul lavoro, il risultato è una configurazione "triple-win" per clienti, dipendenti e organizzazioni.

L'utilizzo delle tecnologie digitali per migliorare l'efficacia organizzativa richiede un intervento più ampio nelle capacità di gestione e leadership. Tieni presente che gli elementi essenziali per uno smart working efficace ed efficiente sono:

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Regole d'oroFare clic per leggere

✔ Avere le piattaforme, le app e le risorse necessarie. Valutare le necessità del team e assumere o installare i servizi necessari per la corretta esecuzione delle attività;

✔ Mantenere una distribuzione equa del carico di lavoro e assicurarsi che ogni membro del team sappia quali sono i suoi compiti;

✔ Utilizzare periodicamente piattaforme di videoconferenza per chiarire compiti e informazioni, favorendo anche un'atmosfera di lavoro sana e dinamica all'interno del team;

✔ Mantenere la comunicazione aperta, assertiva ed efficace. Alcuni suggerimenti:

- Rispondere sempre a e-mail e messaggi per confermare che li hai ricevuti

- Includere l'oggetto in ogni email per velocizzare la classificazione e gestione

- Mantenere i colleghi di lavoro aggiornati e chiarire eventuali equivoci, se necessario

✔ Pianificare le riunioni in anticipo al fine di garantire una migliore efficacia e organizzazione per evitare incompatibilità temporali

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Strumenti ICTFare clic per leggere

C'è una vasta gamma di strumenti ICT in grado di migliorare la gestione aziendale e di team nello smart working. Ecco alcuni dei più utili:		Anche se una piattaforma specifica per ogni attività sarebbe ottimale, le piattaforme che comprendono tutte le funzioni sono ancora una grande opzione:
	Dropbox		Monday.com
	È una delle app di cloud storage più conosciute. Consente agli utenti di salvare e condividere file dai dischi rigidi virtuali degli utenti, quindi i file sono sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo compatibile.		Consente una facile pianificazione e gestione per la maggior parte delle attività di un'azienda all'interno dello stesso spazio di lavoro. Ciò include la gestione di progetti e attività, CRM, marketing, design, risorse umane, ecc.
	Team Viewer		ClickUp
	Consente l'accesso remoto ad altri dispositivi. Consente agli utenti di condividere e controllare i propri desktop, organizzare riunioni online, videoconferenze e trasferire file.		Un tutto in uno che offre la gestione di progetti e file, elenchi di attività, e-mail, messaggistica, monitoraggio e follow-up ecc.

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Gestione del team

OKR MetodologiaFare clic per leggere

Obiettivi e risultati chiave (OKR) è un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare per il team digitale e il business digitale, poiché:

Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la responsabilità e l'auto-organizzazione
Permette ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi

Gli OKR devono essere chiari a tutti all'interno della squadra e sono in genere impostati ogni trimestre per reagire rapidamente ai cambiamenti.

Gli obiettivi sono determinati dai manager e rappresentano gli obiettivi qualitativi complessivi dell'azienda.

I risultati chiave sono determinati dai dipendenti in un approccio bottom-up; rappresentano gli obiettivi quantitativi del team.

Fonte: https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/

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Distribuzione dei compitiFare clic per leggere

Una corretta distribuzione dei compiti è fondamentale per garantire una corretta gestione aziendale e migliorare le prestazioni dei lavoratori, in particolare nei contesti di smart working. Questi sono alcuni degli strumenti ICT che possono aiutare la pianificazione dei progetti e la gestione del team:
	Asana	Trello
	Offre dettagli su compiti e progetti e implementa la comunicazione, l'organizzazione e la pianificazione al fine di raggiungere il successo del team.	Organizza strumenti tramite tabelle Kanban, che consente una piacevole visione della gestione del lavoro in team.

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Strumenti digitali per la comunicazioneFare clic per leggere

In un team digitale, è essenziale essere in costante comunicazione per svolgere tutte le attività quotidiane in modo efficace e sincronizzato. Qui alcuni strumenti che possono aiutare a creare uno sguardo centrale per la comunicazione:

SERVIZI DI VIDEOCONFERENZA
	Nella versione gratuita, Zoom raccoglie fino a 100 partecipanti, ma la durata di una sessione è limitata a 40 minuti. La versione Pro costa 13,99 EUR al mese e per moderatore.
	Cisco Webex offre funzionalità tra cui riunioni online, messaggistica del team e condivisione di file. Gli utenti possono partecipare a videoconferenze da un'app desktop o mobile. È disponibile anche una versione web di Webex, con meno funzionalità.
	MicrosoftTeams riunisce fino a 250 partecipanti ed eventi online con un massimo di 10.000 partecipanti. Oltre alla videoconferenza, Teams offre ampie funzionalità di collaborazione virtuale, tra cui l'integrazione di Office 365.
	GoToMeeting GoToMeeting è un pacchetto software per riunioni, condivisione desktop e videoconferenza online. È disponibile per il computer, ma anche come app per smartphone e tablet.
	Skype è una scelta ottimale per qualsiasi azienda. Gli utenti possono videochiamate e chattare tramite PC, tablet e smartphone. Riunisce fino a 50 persone.
	Jitsi è uno strumento open source gratuito. Gli utenti possono creare una riunione senza bisogno di un account e invitare i partecipanti a condividere un URL.
	Slack è un'app di messaggistica per le aziende, che consente di raggruppare le conversazioni, ordinarle in thread o per argomento per facilitare l'accesso alle informazioni del team disponibili.

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Equilibrio della vita lavorativa in un team digitaleFare clic per leggere

La maggiore flessibilità nell'orario di lavoro e l'uso delle tecnologie facilitano la sfumatura del confine tra lavoro e vita privata. In che modo l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti può essere protetto e migliorato nello smart working?

✔ Offrire un modello di orario di lavoro flessibile

✔ Comunicare chiaramente il tempo libero per le vacanze, le iniziative comunitarie, l'assicurazione sanitaria e il congedo parentale

✔ Lascia che i dipendenti prendano tutti i loro giorni di vacanza e dai loro fine settimana liberi ( nessuna risposta e-mail, essere in grado di spegnere il telefono di notte)

✔ Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi a godere di alcuni tempi di inattività ogni giorno

✔ Organizzare programmi per la salute e il benessere (ad esempio, fornire buoni per una palestra locale e organizzare corsi di meditazione)

✔ Sostenere le attività sociali e di team building

✔ Dimostrare che la salute mentale e il benessere sono presi sul serio

✔ Incoraggiare la comunicazione e far sentire i dipendenti a proprio agio a parlare di problemi personali o di salute mentale

	DATTI DA FARE!
Monitora regolarmente il carico di lavoro dei tuoi dipendenti. Se ti rendi conto che hanno costantemente bisogno di lavorare tempo-extra, apporta modifiche.
PERCHÈ FARLO?
✔ Per evitare che il costoso cambio del personale avvenga su base regolare ✔ Per aumentare la produttività ✔ Per migliorare la qualità dei risultati

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Leadership

Leadership smart e digitaleFare clic per leggere

Un capo motiva, stimola, rafforza, attiva e guida le persone

All'interno del team, un capo dovrebbe costruire significati condivisi di cambiamento, un fattore chiave per avere successo nel cambiamento desiderato

UN LEADER SMART		UN LEADER DIGITALE
✔Promuove relazioni collaborative e aperte ✔Responsabilizza i dipendenti attraverso meccanismi di delega, istruzione e formazione ✔Facilita la condivisione delle conoscenze ✔Soddisfa le aspettative dei dipendenti e presta attenzione alle loro emozioni ✔Funziona eticamente, superando gli stili obsoleti di comando e controllo		✔Esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente ✔Guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale

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Le sfideFare clic per leggere

Per un leadr smart, la flessibilità complessiva può portare a:

La necessità di adottare comportamenti più orientati al coaching, a causa dell'aumento dell'autonomia e della domanda di lavoro che lo smart working può porre ai dipendenti
Difficoltà nella supervisione
Sentimenti di isolamento e sovraccarico

Per affrontare queste sfide, un leader smart dovrebbe supportare i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.

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Come motivare un team digitaleFare clic per leggere

Per mobilitare e ispirare gli altri, un capo deve mantenere alta la motivazione della squadra. Come si fa?

✔ Fornire suggerimenti e trucchi per migliorare l'automotivazione
Ad esempio, vedere possibili compiti difficili, mancanza di indicazioni e feedback immediati — che possono essere frequenti nello smart working — come qualcosa da padroneggiare piuttosto che qualcosa di cui avere paura.

✔ Fornire input esterni per aumentare la motivazione.
Dietro lo stipendio più alto, la promozione, ecc., i fattori di motivazione sono:

Informare il team sui risultati
Fornire feedback e congratulazioni
Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti e dimostrare che la loro opinione conta
Coinvolgere il team nel processo decisionale in modo da allineare i valori individuali e organizzativi

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Strategie di potenziamento della produttivitàFare clic per leggere

Gli studi confermano che lo smart working aumenta la produttività. Tuttavia, ci sono alcuni fattori che possono mettere a rischio la produttività dei dipendenti:

Maggiore esposizione alle distrazioni
Mancanza di pressione esterna e conseguente tendenza a procrastinare
Mancanza di autoefficacia e auto-motivazione

Per mitigare questi fattori un buon capo supporta i dipendenti in:

Ricordare che l'attenzione è un'abilità che può essere migliorata con la pratica e la perseveranza
Fornire trucchi e suggerimenti per migliorare l'autoefficacia dei dipendenti. Ad esempio, suggerisci loro come impostare obiettivi intelligenti:

✔ Considera gli obiettivi complessivi della squadra
✔ Allinea gli obiettivi di lavoro con i tuoi obiettivi di vita
✔ Segui il tuo ritmo di lavoro naturale
✔ Considera il momento in cui i livelli di energia raggiungono il picco durante il giorno
✔ Tempo tranquillo per l'impostazione degli obiettivi e la revisione

Non dimenticare il principio di Pareto:

L'80 % dei risultati proviene dal 20 % delle nostre azioni

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Riepilogo

RiepilogoFare clic per leggere

Per lavorare in un team digitale ci sono alcune regole d'oro, come ad esempio:

Distribuzione equa del carico di lavoro;
Comunicazione aperta;
Selezionare e utilizzare le piattaforme più appropriate.

Essere capo in un team digitale può portare a diverse sfide (ad esempio, difficoltà nella supervisione); questi possono essere superati supportando i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.

Il metoto di Obiettivi e risultati chiave (OKR) per la gestione degli obiettivi e delle persone è il più adatto all'interno di un team digitale.

Ogni team digitale dovrebbe avere un leader smart e digitale, che esplora come gli strumenti IT possono rendere l'organizzazione più competitiva e rende il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale.

L'equilibrio della vita lavorativa e il benessere dei dipendenti non dovrebbero mai essere sottovalutati, in particolare in un team digitale.

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Test

Mettiti alla prova!

Glossario correlato:

Leader digitale:
Un leader che esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente — guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale.
Metodologia Obiettivi e Risultati Chiave (OKR):
Si tratta di un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare al team digitale e al business digitale. Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la proprietà e l'auto-organizzazione e consente ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi
Smart leader:
Un leader è definito smart quando promuove relazioni collaborative e aperte, potenzia i dipendenti attraverso meccanismi di delega, facilita la condivisione delle conoscenze, presta attenzione alle proprie emozioni e lavora eticamente.
Vedi tutti i termini

Parole chiave

Team digitale/Smart working/Strumenti digitali per la gestione/Leadership intelligente e digitale/Mobilizzazione degli altri

Objectives:

Sostenere le donne imprenditrici nella gestione di un team digitale, attraverso l'acquisizione di competenze tecniche e pratiche
Sostenere il gruppo target nel raggiungimento di un livello avanzato delle competenze dell’EntreComp:
- Mobilitare gli altri
- Auto-consapevolezza e autoefficacia

Obiettivi formativi:

Comunicare in modo chiaro ed efficace all'interno di un team digitale
Riconoscere gli strumenti digitali per la gestione del team
Adottare la metodologia OKR all'interno di un business/team
Garantire ai dipendenti un equilibrio tra vita professionale e vita privata
Compensare le debolezze collaborando con gli altri
(Competenza dell’EntreComp corrispondente: Auto-consapevolezza e autoefficacia, livello avanzato)
Ispirare gli altri e coinvolgerli per creare valore
(Competenza EntreComp: Mobilitare gli altri, livello avanzato)

Resources:

3 consigli per guidare il tuo team attraverso una trasformazione digitale
https://www.youtube.com/watch?v=RWa9YCCq6bk

Bibliografia

Iannotta M., Meret C, Marchetti G. (2020), Defining Leadership in Smart Working Contexts: A Concept Synthesis, Frontiers in Psychology, p.11.

Hewitt P. (2013) Come costruire un team digitale ad alte prestazioni, Harvard Business Review (consultato il 23/11/2022)
https://hbr.org/2013/08/how-to-build-a-high-performing

Gastaldi L., Corso M., Raguseo E., Neirotti P. (2014) Smart working: Ripensare le pratiche di lavoro per sfruttare il potenziale di innovazione dei dipendenti

https://deltalogix.blog/en/2022/01/25/digital-leader-what-skills-do-you-need-to-lead-a-digital-team/

https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/

https://kanbanize.com/agile/scaled-agile/okrs-in-agile

Materiale didattico correlato