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Travail intelligent
Objectifs et butsCliquez pour lire
À la fin de ce module, vous serez en mesure de :
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Communiquer de manière claire et efficace avec votre équipe numérique |
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Reconnaître les outils numériques les plus efficaces pour la gestion d'équipe |
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Adopter une méthodologie OKR au sein de votre entreprise et de votre équipe |
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Garantir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos employés |
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Compenser les faiblesses en faisant équipe avec d'autres |
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Niveau avancé de la compétence EntreComp
CONSCIENCE DE SOI ET EFFICACITÉ PERSONNELLE
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Inspirer les autres et les faire participer à des activités créatrices de valeur |
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Niveau avancé de la compétence EntreComp
MOBILISER LES AUTRES
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DéfinitionCliquez pour lire
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Le travail intelligent a été défini comme suit :
- Une nouvelle façon de travailler basée sur des modalités de travail flexibles et une utilisation étendue des technologies de l'information qui permettent aux employés de travailler potentiellement à tout moment et en tout lieu.
- Un mode de travail agile et dynamique qui conduit à des performances élevées, à une productivité accrue et à une meilleure satisfaction au travail, ce qui se traduit par une configuration "triple gagnant" pour les clients, les employés et les organisations.
L'utilisation des technologies numériques pour améliorer l'efficacité organisationnelle nécessite une intervention plus large dans les capacités de gestion et de leadership. Gardez à l'esprit que les éléments essentiels d'un travail intelligent efficace et efficient sont les suivants :
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Règles d'orCliquez pour lire
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✔ Disposer des plateformes, des applications et des ressources nécessaires. Évaluer les besoins de l'équipe et engager ou installer les services nécessaires à la bonne exécution des tâches ;
✔ Assurer une répartition équitable de la charge de travail et veiller à ce que chaque membre de l'équipe sache quelles sont les tâches qui lui reviennent ;
✔ Utiliser périodiquement des plates-formes de vidéoconférence pour clarifier les tâches et les informations, tout en favorisant une atmosphère de travail saine et dynamique au sein de l'équipe ;
✔ Maintenir une communication ouverte, assertive et efficace. Quelques conseils :
- Répondez toujours aux courriels et aux messages pour confirmer que vous les avez reçus.
- Inclure l'objet dans chaque courriel pour accélérer leur classement et leur gestion.
- Tenir ses collègues au courant et clarifier tout malentendu si nécessaire
✔ Planifiez les réunions à l'avance afin de garantir une meilleure efficacité et organisation et d'éviter les incompatibilités de temps.
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Outils TIC pour la gestionCliquez pour lire
| Il existe toute une série d'outils TIC qui peuvent améliorer la gestion des entreprises et des équipes dans le cadre du travail intelligent. Voici quelques-uns des plus utiles : |
Même s'il est préférable de disposer d'une plate-forme spécifique pour chaque tâche, les plates-formes qui englobent toutes les fonctions restent une excellente option : |
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Dropbox |
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Monday.com |
| Il s'agit de l'une des applications de stockage en nuage les plus connues. Elle permet aux utilisateurs d'enregistrer et de partager des fichiers à partir de leurs propres disques durs virtuels, de sorte que les fichiers sont sécurisés et accessibles à partir de n'importe quel appareil compatible. |
Il permet de planifier et de gérer facilement la plupart des tâches d'une entreprise au sein d'un même espace de travail. Cela comprend la gestion des projets et des tâches, la gestion de la relation client, le marketing, la conception, les ressources humaines, etc. |
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Team Viewer |
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ClickUp |
| Il permet l'accès à distance à d'autres appareils. Il permet aux utilisateurs de partager et de contrôler leur bureau, d'organiser des réunions en ligne, des vidéoconférences et de transférer des fichiers. |
Un tout-en-un qui offre la gestion de projets et de fichiers, des listes de tâches, le courrier électronique, la messagerie, le suivi, etc. Il est entièrement personnalisable et permet aux utilisateurs d'importer des informations provenant d'autres projets et gestionnaires. |
Gestion d'équipe
Méthodologie OKRCliquez pour lire
Les objectifs et les résultats clés (OKR) sont une méthode moderne de gestion des objectifs et des personnes, qui convient particulièrement aux équipes et aux entreprises numériques, car elle repose sur l'idée que la motivation vient de l'appropriation et de l'auto-organisation :
- Elle repose sur l'idée que la motivation vient de l'appropriation et de l'auto-organisation
- Elle permet aux équipes de réagir aux changements du marché de leur propre initiative, d'être auto-organisées et autonomes.
Les OKR doivent être clairs pour tous les membres de l'équipe et sont généralement fixés tous les trimestres afin de pouvoir réagir rapidement aux changements.
Les objectifs sont déterminés par les dirigeants et représentent les buts qualitatifs globaux de l'entreprise.
Les objectifs sont déterminés par les dirigeants et représentent les buts qualitatifs globaux de l'entreprise.
Source: https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/
Tasks distributionCliquez pour lire
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Une bonne répartition des tâches est essentielle pour garantir une bonne gestion de l'entreprise et améliorer les performances des travailleurs, en particulier dans les contextes de travail intelligents. Voici quelques-uns des outils TIC qui peuvent aider à la planification de projets et à la gestion d'équipes :
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Asana |
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Trello |
| Il fournit des détails sur les tâches et les projets et met en œuvre la communication, l'organisation et la planification afin d'assurer le succès de l'équipe. |
Il organise les outils via des tableaux Kanban, ce qui permet une vision agréable de la gestion du travail en équipe. |
Outils numériques de communicationCliquez pour lire
Dans une équipe numérique, il est essentiel d'être en communication constante pour effectuer toutes les tâches quotidiennes de manière efficace et synchronisée. Voici quelques outils qui peuvent aider à créer un lieu central de communication :
| VIDEO CONFERENCE SERVICES |
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Dans la version gratuite, Zoom rassemble jusqu'à 100 participants mais la durée d'une session est limitée à 40 minutes. La version Pro coûte 13,99 euros par mois et par modérateur.
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Cisco Webex offre des fonctionnalités telles que les réunions en ligne, la messagerie d'équipe et le partage de fichiers. Les utilisateurs peuvent participer à des vidéoconférences à partir d'un ordinateur de bureau ou d'une application mobile. Une version web de Webex, avec moins de fonctionnalités, est également disponible.
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MicrosoftTeams réunit jusqu'à 250 participants et des événements en ligne pouvant rassembler jusqu'à 10 000 participants. Outre la vidéoconférence, Teams offre des fonctions de collaboration virtuelle étendues, notamment l'intégration d'Office 365.
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GoToMeeting est un logiciel de réunion en ligne, de partage de bureau et de vidéoconférence. Il est disponible sur ordinateur, mais aussi sous forme d'application pour smartphones et tablettes.
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Skype est un choix optimal pour toute entreprise. Les utilisateurs peuvent passer des appels vidéo et discuter via des PC, des tablettes et des smartphones. Il permet de réunir jusqu'à 50 personnes.
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Jitsi est un outil open source gratuit. Les utilisateurs peuvent créer une réunion sans avoir besoin d'un compte et inviter des participants en partageant une URL.
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Slack est une application de messagerie pour les entreprises, qui permet de regrouper les conversations, de les trier en fils de discussion ou par sujet pour un accès plus facile à toutes les informations disponibles sur l'équipe.
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Équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans une équipe numériqueCliquez pour lire
La grande flexibilité des horaires de travail et l'utilisation des technologies facilitent l'effacement de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle. Comment protéger et améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans le cadre du travail intelligent ?
✔ Proposer un modèle de temps de travail flexible
✔ communiquer clairement les congés pour les vacances, les initiatives communautaires, l'assurance maladie et les congés parentaux.
✔ Laisser les employés prendre tous leurs jours de vacances et leur accorder des week-ends libres
✔ (par exemple, ne pas répondre aux courriels, pouvoir éteindre le téléphone le soir)
✔ Encourager les employés à s'engager à profiter d'un temps de repos quotidien.
✔ Organiser des programmes de santé et de bien-être (par exemple, offrir des bons pour une salle de sport locale et organiser des cours de méditation)
✔ Montrer que la santé mentale et le bien-être sont pris au sérieux
✔ Encourage communication and make employees feel comfortable talking about personal issues or mental health
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S'ENTRAÎNER
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Contrôlez régulièrement la charge de travail de vos employés. Si vous constatez qu'ils doivent constamment faire des heures supplémentaires, procédez à des ajustements.
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POURQUOI ?
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✔ Prévenir les mouvements de personnel coûteux qui se produisent régulièrement
✔ Stimuler la productivité
✔ Améliorer la qualité des résultats
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Leadership
Leadership intelligent et numériqueCliquez pour lire
Un leader motive, stimule, renforce, active et guide les personnes.
Au sein de l'équipe, le leader doit construire des significations partagées du changement, un facteur clé pour réussir le changement souhaité.
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UN LEADER INTELLIGENT
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UN LEADER DIGITAL |
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✔Favorise les relations de collaboration et d'ouverture
✔Responsabilise les employés par le biais de mécanismes de délégation, d'éducation et de formation
✔Facilite le partage des connaissance
✔Répond aux attentes des employés et est attentif à leurs émotions
✔Travaille de manière éthique, en dépassant les styles obsolètes de commandement et de contrôle.
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✔Explore la manière dont les technologies de l'information (TI) peuvent rendre l'organisation plus compétitive ou plus orientée vers le client
✔Dirige l'équipe dans le cadre du changement afin de faire du numérique un élément central des opérations et de la culture de l'entreprise.
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DéfisCliquez pour lire
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Pour un dirigeant intelligent, la flexibilité globale peut conduire à :
- la nécessité d'adopter des comportements plus orientés vers le coaching, en raison de l'autonomie accrue et des exigences professionnelles que le travail intelligent peut imposer aux employés
- des difficultés à superviser
- des sentiments d'isolement et de surcharge
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Pour relever ces défis, un dirigeant avisé doit aider ses employés à développer une forte motivation intrinsèque et des comportements autodéterminés. |
Comment motiver une équipe numériqueCliquez pour lire
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Pour mobiliser et inspirer les autres, un leader doit maintenir la motivation de son équipe à un niveau élevé. Comment ?
✔ Fournir des conseils et des astuces pour améliorer l'auto-motivation
Par exemple, considérez les éventuelles tâches difficiles, le manque d'indications et de retours immédiats - qui peuvent être fréquents dans le cadre du travail intelligent - comme quelque chose à maîtriser plutôt que comme quelque chose dont il faut avoir peur.
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✔ Fournir des intrants externes pour stimuler la motivation.
Derrière un salaire plus élevé, une promotion, etc., les facteurs de motivation sont :
- Informer l'équipe des résultats
- Fournir un retour d'information et des félicitations
- Écouter les suggestions des employés et leur montrer que leur opinion compte
- Impliquer l'équipe dans le processus de prise de décision afin d'aligner les valeurs individuelles et organisationnelles.
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Stratégies d'amélioration de la productivitéCliquez pour lire
Des études confirment que le travail intelligent stimule la productivité. Cependant, certains facteurs peuvent mettre en péril la productivité des employés :
- Exposition importante aux distractions
- Manque de pression extérieure et donc tendance à la procrastination
- Manque d'auto-efficacité et d'auto-motivation
Pour atténuer ces facteurs, un bon dirigeant soutient ses employés en
- en rappelant que la concentration est une compétence qui peut être améliorée avec de la pratique et de la persévérance
Fournissant des trucs et astuces pour améliorer l'efficacité personnelle des employés. Par exemple, suggest them how to set smart goals:
✔ Tenir compte des objectifs globaux de l'équipe
✔ Alignez vos objectifs professionnels sur vos objectifs de vie
✔ Suivez votre rythme de travail naturel
✔ Tenez compte du moment où les niveaux d'énergie sont les plus élevés de la journée.
✔ Temps calme pour la définition et la révision des objectifs
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N'oubliez pas le principe de Pareto :
80 % des résultats proviennent de 20 % de nos actions.
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En résumé
En résuméCliquez pour lire
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Pour travailler au sein d'une équipe numérique, il existe quelques règles d'or, telles que :
- Une répartition équitable de la charge de travail ;
- Une communication ouverte ;
- Choisir et utiliser les plateformes les plus appropriées.
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Le fait d'être un leader au sein d'une équipe numérique peut entraîner plusieurs défis (par exemple, la difficulté de superviser) ; ceux-ci peuvent être surmontés en soutenant les employés dans le développement d'une forte motivation intrinsèque et de comportements autodéterminés. |
| La méthodologie des objectifs et des résultats clés (OKR) pour la gestion des objectifs et des personnes est la plus appropriée au sein d'une équipe numérique. |
Chaque équipe numérique devrait avoir un leader intelligent et numérique, qui étudie comment les outils informatiques peuvent rendre l'organisation plus compétitive et fait du numérique un élément central des opérations et de la culture de l'entreprise. |
L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bien-être des employés ne doivent jamais être sous-estimés, en particulier dans une équipe numérique. |
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